O serviço de contabilidade para as Imobiliárias não é uma tarefa muito fácil, pois há a necessidade de ter o conhecimento das despesas de cada imóvel do portfólio e realizar os cálculos dos impostos.

Esses impostos são aqueles que dizem respeito aos lucros das vendas, dos aluguéis, o repasse de valores destinados aos corretores e clientes, etc.

É um trabalho que aparenta ser complicado, mas com o auxílio de algumas ferramentas muitos pontos podem ser automatizados e contribuem para uma exatidão em relação às tomadas de decisões.

O ramo imobiliário possui obrigações fiscais especiais e é necessário que o escritório contábil tenha muita atenção no cumprimento das obrigações. Por essa razão, recomenda-se que seja uma contabilidade especializada em imobiliárias.

Algumas das funções dentro de uma imobiliária são:

• Desmembramento de lotes e loteamento;
• Incorporação de imóveis;
• Locação de imóveis da própria imobiliária ou de terceiros;
• Administração de centros comerciais e residenciais;
• Construções, etc.

Essas funções implicam em um enorme número de serviços burocráticos que são rigorosamente unidos à contabilidade e que age em 4 setores imobiliários: venda e locação, administração e construção de imóveis.

O campo contábil tem a responsabilidade de auxiliar e estruturar a imobiliária nas suas obrigações tributárias. Isso é de fundamental importância, pois o Poder Público exige clareza e muito rigor nos dados que são enviados à Receita Federal, governos estaduais e municipais.

Os documentos enviados não podem conter erros, pois podem causar multas e macular a reputação da imobiliária. Isso ocorre mesmo se os erros não forem intencionais.

As ferramentas para o bom andamento dos processos e simplificar a gestão da imobiliária são:

1. Digitalização de documentos

Essa é uma ferramenta que ajuda e simplifica a gestão de uma imobiliária, pois muitas vezes há dificuldade de encontrar um documento muito importante, um contrato de locação ou contrato de compra e venda adequado para fechar um negócio.

Esse é um contratempo muito comum que ocorre, mas pode facilitar a gestão com um digitalizador de documentos. Além de ganhar tempo, auxilia a contabilidade.

É tão rápido o processo de escaneamento que transforma, em poucos minutos,  um documento em uma cópia digitalizada.

2. Armazenamento na nuvem

Outra ferramenta importante é o armazenamento dos documentos. É essencial que haja a segurança dos registros, informações pessoais dos clientes, os contratos, as informações contábeis e outras ações.

Depois de digitalizar tantos documentos e para resolver essa questão e facilitar a gestão contábil da imobiliária, uma possibilidade é usar ferramentas de armazenamento na nuvem.

O armazenamento na nuvem é um recurso que permite que os documentos sejam acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, hospedados em um servidor remoto e com o máximo de segurança.

3. A geração de gráficos

A contabilidade imobiliária é primordial para o sucesso do empreendimento, pois como concede informações importantes, não deve ser usada apenas como uma forma de cumprir obrigações essenciais, mas também como assistência para a tomada de decisões mais corretas para o empreendimento.

Assim sendo, a geração de gráficos é um mecanismo que pode fornecer uma perspectiva de como está o desenvolvimento da imobiliária e o que mais necessita ser realizado para melhorar.

A geração de gráficos é uma excelente ferramenta para dados de entradas e saídas financeiras. Essa ferramenta possibilita gráficos 3D e o relatório fica muito mais completo.

4. Software de gestão financeira

Um software de gestão financeira é uma ferramenta imprescindível para uma contabilidade de sucesso. Esse recurso traz resultados positivos, registra todas as movimentações com as devidas observações.

As vantagens desse sistema

• Histórico de imóveis

O software de gestão ajuda na gestão dos imóveis da imobiliária e na gerencia a carteira de clientes.

O histórico dessas informações é capaz de fazer planejamento de táticas para as vendas ou locações tendo por princípio os valores e várias outras informações sobre os imóveis locados ou vendidos.

Além das informações que estão sempre atualizadas, esse sistema possibilita incluir um enorme número de particularidades sobre o imóvel, como as imagens e a descrição do imóvel.

• Cadastro de clientes e integração com CRM

Esses Softwares ERP reúnem informações sobre clientes e elas podem ser acessadas de qualquer lugar, disponibilizando os principais dados de forma bem ágil.

Nesse sistema há a possibilidade de encaminhar mensagens para os clientes com a finalidade de atualizá-los no cadastro., evitando que a imobiliária não perca as informações de contato com o cliente.

Outra vantagem desse software é que ele automatiza todo processo e favorece o repasse correto dos aluguéis, evitando insatisfações e aborrecimentos.

Registro de valor estratégico

Esse registro também tem um valor estratégico. Através do histórico de clientes, os corretores de imóveis podem realizar uma análise dos dados e fazer o planejamento de como abordar novos negócios.

A análise de dados e o planejamento terão como base o perfil, os hábitos e as motivações daqueles que fecharam negócio com a imobiliária.

O relacionamento por longo período com o cliente ficará muito mais fácil de ser mantido através das informações que ficam interligadas a uma aplicação CRM (Customer Relationship Management).

É um sistema importantíssimo, pois ele é responsável por administrar o relacionamento com os clientes.

• Os indicadores de desempenho

Outra vantagem desse software para contabilidade imobiliária é que ele fornece um dashboard que é uma ferramenta de gestão da informação que ajuda no acompanhamento e exibição de indicadores de performance (KPIs), métricas e dados que indicam a saúde do negócio, setor ou processo.

As informações indispensáveis para a imobiliária ter uma perspectiva de negócios são:

• As tarefas pendentes;
• As propostas de negociação;
• Definição de metas;
• O fluxo de caixa e outros dados financeiros;
• Os contratos fechados.

Para que se tenha uma base na tomada de decisões, essas informações servem como indicadores de desempenho.

A função do dashboard

É uma das melhores de realizar o acompanhamento de todas as informações necessárias para analisar todas as informações necessárias para averiguar o desempenho de uma empresa.

Todas as informações são apresentadas em tempo real e o tempo de interpretação dos indicadores e o esclarecimento dos resultados são curtos e eficientes.

Qual o benefício do dashboard?

O benefício do dashboard é que, usando um painel de controle de dados, acessando, interagindo e averiguando dados atualizados em tempo real as melhores decisões podem ser tomadas com base nas informações confiáveis.

• Economia

Quando se implanta esse sistema de gestão na imobiliária, a maioria dos processos é automatizada, e os documentos físicos que antes ficavam guardados em pastas ou armários ganham e passam a ter um formato digital, tornando-se muito mais fáceis de serem gerenciados e armazenados.

O sistema proporciona economia, pois o gerenciamento de documentos e demais informações contábeis pode gerar custos adicionais relacionados à contratação de profissionais, à ocupação de espaço físico e ao tempo que é dedicado para a realização do trabalho.

Para que a imobiliária tenha um crescimento e seja assídua com a fiscalização, apurando e fazendo o pagamento correto de seus impostos sem maiores dificuldades, esse sistema colabora não apenas para a tomada de decisão de modo mais adequado.

Conclusão

São com essas 4 ferramentas que a gestão da contabilidade da imobiliária ficará bem mais simples, transparente, mais relevante e mais eficiente, levando a empresa obter resultados cada vez melhores e maiores.

A contabilidade contribui de maneira significativa para a tomada de decisões estratégicas mais acertadas em relação ao futuro da empresa.